Jak w praktyce przeprowadza się inwentaryzację magazynu?

Każde przedsiębiorstwo funkcjonuje w obrocie prawnym na podstawie zasobów majątkowych, które generują jego zyski oraz umacniają pozycję na rynku. Kontrola nad stanem zapasów i majątku danego przedsiębiorstwa skutkuje efektywnym procesem zarządzania.

Czynności kontrolne, które zmierzają do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki, określamy, jako inwentaryzacja. Jest ona przeprowadzana w konkretnym terminie, którym z reguły jest wybrany czas w ostatnim miesiącu każdego roku obrotowego.

Inwentaryzacja towarów w magazynie

Inwentaryzacja jest przeprowadzana nie tylko w konkretnym terminie, ale także w konkretnym miejscu, w zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa. Każda firma posiada odmienny potencjał logistyczny związany z ilością oraz metrażem powierzchni magazynowych.

Inwentaryzacja towarów to nie tylko zespół określonych czynności, ale przede wszystkim proces, na który składa się kilka zasadniczych etapów. Na optymalizację tych działań wpływa dobór odpowiedniej metody. Poniżej przedstawiamy etapy skutecznej i czytelnej Metodyki Inwentaryzacje PRO.

Analiza potrzeb oraz przygotowanie inwentaryzacji

Ten etap polega na analizie potrzeb Klienta oraz zaplanowaniu procesu inwentaryzacji z uwzględnieniem wszystkich okoliczności mających wpływ na jej długość, oraz przebieg. Czynności te obejmują:

• Dokładną ocenę posiadanych zasobów majątkowych Klienta z uwzględnieniem miejsca lub miejsc ich rozlokowania,
• Wskazanie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji towarów oraz ustalenie terminów,
• Ustalenie metod i narzędzi, za pomocą których zostanie przeprowadzona inwentaryzacja w magazynie,
• Przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, na którą składa się plan projektu, instrukcje i harmonogram,

Realizacja inwentaryzacji

Jest to etap inwentaryzacji, który polega na dokonywaniu właściwych obliczeń i pomiarów w zakresie posiadanych zapasów danej jednostki. Jego przebieg zależy od:

• Przyjętej techniki pomiaru oraz zastosowanej jednostki pomiaru, w zależności od przyjętej formy magazynowania,
• Zastosowanej formy spisu, która może obejmować pracę na arkuszach ręcznych lub pracę z wykorzystaniem oprogramowania na kolektorach danych,

Rozliczenie inwentaryzacji oraz zalecenia w zakresie dalszego rozwoju

Ten etap obejmuje porównanie stanów wykazanych w arkuszach spisowych ze stanami wynikającymi z ewidencji magazynowej. Zastosowanie szczegółowej analizy opartej zarówno na parowaniu jednoznacznym (po unikalnych oznaczeniach seryjnych), jak i na parowaniu analitycznym (zgodnie z nazwą, modelem, oznaczeniem producenta) pozwala wskazać ewentualne różnice.

Inwentaryzacja towarów, choć z jednej strony wydaje się procesem czasochłonnym i niepotrzebnym, jest jednak procesem obowiązkowym wynikającym z zapisów w UoR. Inwentaryzacja w rzeczywistości służy usprawnieniu gospodarki magazynowej – nie powinno się zatem traktować Inwentaryzacji jako konieczność a korzyść.

Materiał zewnętrzny