Faktury ustrukturyzowane a e-faktury. Czym różnią się te formy?

Od tego roku została wprowadzona możliwość wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Do 2024 roku jest to dobrowolne, później faktury ustrukturyzowane staną się rozwiązaniem obligatoryjnym. Celem tych zmian jest poprawa w zakresie bezpieczeństwa przeprowadzanych transakcji handlowych oraz ogólne polepszenie warunków związanych z prowadzeniem własnej firmy. Na całościowe wejście przepisów w życie mamy jeszcze nieco ponad rok, dlatego warto już zaznajamiać się z tematem. W pierwszej kolejności warto poznać co odróżnia faktury ustrukturyzowane od tych w formie elektronicznej.

E-faktura: charakterystyka stosowanej dotychczas formy

Faktury elektroniczne poza tym, że (jak sama nazwa wskazuje) generowane i wysyłane są do odbiorcy online praktycznie niczym nie różnią się od dobrze nam znanej formy papierowej. Co powinny zawierać obie te formy? Przepisy wskazują na m.in.:

• Datę jej wystawienia.
• Numer faktury.
• Numer podatnika.
• Nazwę oferowanego produktu lub usługi oraz ich liczbę.
• Wartość dostarczanych towarów lub usług.
• Stawkę podatkową.

I wiele innych.

Faktury ustrukturyzowane: co odróżnia je od faktur elektronicznych?

Obecnie często zdarza się, że hasło “faktura ustrukturyzowana” oraz “faktura elektroniczna” stosowane są naprzemiennie. Jest to jednak błąd, ponieważ oba pojęcia dotyczą nieco innych form. Ta pierwsza tworzona jest w formacie pliku XML, który ma dokładnie określoną strukturę danych. Dzięki takiej formie, faktury ustrukturyzowane mogą być przekazywane bezpośrednio do systemów księgowych, gdzie są automatycznie przetwarzane bez konieczności pośredniczenia w tym człowieka.

Natomiast e-faktura również występuje w formacie elektronicznym, ale już nie XML tylko PDF. Informacje zawarte na zwykłej fakturze elektronicznej najczęściej odczytujemy samodzielnie czy używając programów do optycznego rozpoznawania znaków. Tam jednak może pojawić się sporo błędów i konieczna jest weryfikacja zgodności danych przez człowieka. W przypadku faktur ustrukturyzowanych nie ma takiej potrzeby – tak jak zostało wspomniane wcześniej, przesyłane są one do nas automatycznie. Faktura tego typu jest więc jedynie jednym z typów faktury elektronicznej.

KSeF a faktury ustrukturyzowane

Poruszając temat, jakim są faktury ustrukturyzowane nie sposób nie wspomnieć o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. Jest to narodowa baza faktur elektronicznych, w której będzie można zarówno wystawiać, jak i otrzymywać ich ustrukturyzowaną formę. Ma za zadanie pełnić także funkcję archiwum, w którym będą przechowywane elektroniczne dokumenty. Powołanie do życia KSeF-u jest jednym z działań rządu, mającym na celu walkę z tzw. “szarą strefą”. Zarówno on, jak i faktury ustrukturyzowane, mają na celu modernizację i ulepszenie możliwości wykrywania m.in. oszust podatkowych oraz nieprawidłowości w danych zawartych w dokumentach. Wpłynie to także na zautomatyzowanie wielu procesów księgowych, co z pewnością usprawni cały ten obszar. Wpłynie to zarówno na zmniejszenie czasu potrzebnego do wykonania większości operacji i zadań księgowych oraz zredukuje liczbę popełnianych w nich błędów.

Materiał Partnera